兼業主夫のお仕事効率化
兼業主夫として主夫の側面ばかり書いてますが、もう半分はしがないサラリーマンです。兼業主夫生活の前提として、仕事がほぼ定時で終わることが重要です。
そこで、このページでは私が試して有効だった効率化の考え方などを書き溜めます。
■前提
筆者は…
・30代前半、入社10年が見えてきた。
・田舎にある大手メーカーのエンジニア
・労働における裁量性は高い。
・所属部の人間関係は概ね良好。
・技術職だがアウトプットのノルマはある。これまでは毎年度達成している。
・通勤は公共交通機関と徒歩で片道2時間弱。行きは何駅か乗ると座れる。帰りは確実に座れる。通勤時間も時短のモチベーション。同僚の同情は買いやすいかも。
・健康。酒は好きだが強くはない(自宅にて1晩でワイン1本飲むと寝る)
★大企業ならではの理不尽に振り回されることも多くてしょっちゅう憤慨してますが、労働環境としては恵まれていると思います。
■効率化の方法
効果と難易度を★3段階で示してます。★が多いほど効果あり／難しいって意味ね。
1. 定時に帰ってみる。何も考えずまずは1度だけ、そして頻度を増やしていく。
効果★★★
難易度★★★
「出来てたら苦労しねぇよ！」と思うでしょう。その通り。1度だけとはいえ難易度は高い。けど、私が試して最も効果があったのもコレです。
まず、職場環境が劣悪(同僚間で足の引っ張り合い、パワハラ上司、非人道的ノルマ…)だったり、自分ではどうにもならない事情(他人の仕事を待つ、顧客ニーズ…)を持つ方には適用出来ません。前者は主夫目指す前に転職しよう！後者は好きでやってんなら主夫しないよね…ということでここでは両方ともスコープ外とします。
さて、なぜこんな簡単な方法が日本のオフィスワーカーには難しく思えるのか、課題は大きくこの2つでしょう。
A. 仕事量やスケジュールなど、業務における自分の状況を把握できていない
B. 長年の習慣で罪悪感がある
Aは後々細かいhow toを書きます。ここではBにフォーカス。Bは、個人的にはAより問題だと思うんです。あと、じつは課題A, Bは完全独立の事象ではなくて、ヒトの頭の中で複雑に絡み合ってます。Aは課題が具体的なので色んなテクを試して解決が図れますが、Bは積年の習慣、文化、人によっては宗教みたいになっています。この観念に引っ張られるとAを解決する動機が薄れてしまって、いつまで経っても残業生活が続きます。マジメな人ほど深刻な気がしますね。
気持ちの問題なので難しいのは重々承知ですが、流れ流れてこのページを見ているあなたの背中を少しだけでも押す手伝いが出来れば、と思います。
例えば会社の飲み会がある時なんか、仕事は切り上げますよね。そんな感じで一回帰ってみましょう。言い訳を考えても良いです。例えば田舎から親戚が来るので食事会、とか、他事業所の人が来るので飲み会、とか。この言い訳は自分向けのもの(繁忙期でもないのに周囲に対して言い訳が必要な場合、前記の通り主夫目指す以前の問題なので転職しましょう)なのでなんでも良いです。同僚に「珍しいね」と言われた時に挙動不審にならないためのおまじない。
帰宅後の感情は、解放感よりも仕事に対する不安の方が大きい人も居るかもしれません。酒を飲んでも良いですが深酒しないで思考が回る程度にとどめましょう。この日、大事なのはなんでそういう感情になるのか考えること。そして、その感情を無くすにはどうしたらいいのか考えること。自分と向き合う、けど感情的にはならない。「こういう感情になってしまう自分には到底出来そうにない…」とかね。これは一銭にもならない。自分の頭の中でカウンセラー役と患者役を立てられるといいかもね。
で、罪悪感をたどっていくと、じつは大した問題じゃないはずなんです。玉ねぎを剥くサルのような感じね。私が悩んでる方にお会いしたら一瞬で「いいから帰りなよ」と言いたくなるんですが、大事なのは本人の納得感。納得しないといつまでたっても変わりません。1日では解決しない人は、この日をキッカケに通勤、会議中の暇な時間、昼休みを使って考え続けてみましょう。なお、罪悪感の元が「帰ったことで会社に莫大な損害が…」とか人は前述のスコープ外の人なので仕事か生き方を変えましょう。些細な損害の場合は諦めず、自分の業務効率向上による会社への貢献度と天秤にかけた評価をお勧めします。
また、1回だけでなく繰り返し強制的に帰ることで必然的に業務が追い詰められていきます。そこで嫌が応にも大事な仕事が優先されていくはず。それは、まさに2以降でお話する効率化そのものです。あえて崖っぷちに立つというリスキーな方法ではありますが…。不安がある人はまずは1回だけトライしてみましょう。
早く帰った日から、自分の生活や仕事のスタンスを考えつづける。繁忙期には一時忘れてもいいけど、無事乗り越えたら思い出してね。並行して、課題Aを解決するための細かいカイゼンを続けます。課題Bはいわゆる「社畜」にも通ずる観念で、個人的には深刻と思っています。もっとみんな、自由に生きようよ！
なお、Bが全く問題にならない人は兼業主夫まであと半歩。もっと自由に生きられる…いや、そんな人はそもそもこの記事を読んでないかも。ま、地道に日常業務をカイゼンしましょう。
ちなみに私は、会社に対する憤慨が溜まったしたのがキッカケで兼業主夫を目指し始めたので、Bは問題になりませんでした。では何故くどくど書いたかと言うと、同じ部にそんな人が多いんですね。そして、そんな方々は私に比べてとてもマジメで、すごくいい人たちなんです。でも「仕事が好きで好きでたまらないんだよね！」なんて人はいない。彼らも話してみると「好き」よりも謎の「責任感」が圧倒的に勝っている。だから彼らに向けて書いた節があります。とっとと帰って旨いメシ作って食って、自分のために時間使おう！カミさん、あんたが料理作ったらきっと喜ぶよ！(ただし夫婦仲による)
さて、これからは各論と小ワザを列挙していきます。全部当たり前の話なんだけど、この当たり前がなかなか出来ないから人間難しい。
2. 自分の現状を把握し、適切な計画を立てる
2.1. 足元抱えている仕事を書き出し、完了までどれくらいの時間が必要か見積もる
効果★★☆
難易度★★☆
簡単だと思ったでしょ！そう、始めるのは簡単なんです。だから、まずはやってみてほしい。紙に書き出すのも良いですが、エクセル使うと効率的でおススメ。
ところが、正確に負荷を把握するのは難しいんですなー。それが★2つの理由。これも1と同様に長く続けるのが大事。そのためにも、デスクトップとかにエクセルで管理するのが良いですよ。
私は、エクセルのある列に仕事を箇条書きにして、その右に時間を書いてます。
2.2. 自分の1週間、1ヶ月、3ヶ月、半年、1年のスケジュールを書き出す。
効果★★☆
難易度★★☆
まぁこちらもとりあえずやってみなはれ。始めるのは簡単ですが、難しいのは続けること。スケジュールは常に変化しますからね。こちらもしょっちゅういじるのでエクセルなどの電子ファイルがおススメ。そして、効果を出すためにはスケジュール自体に振り回されたり、書き出して満足してしまわないこと。正直、これ単体では効果が上がらなくて、2.2.との組み合わせが大事になってきます。
管理法はいろいろです。例えばアウトルックを使う方法もあるし、トピックスを時系列に並べて描く方法もある。私は2.1.のエクセルとアウトルックを組み合わせて使っています。担当者だと、足元忙しいと1年後とか見ない。けど、それだと結構行き当たりばったりの仕事になりがちで苦しくなってくる。えらい人ほど長いスパンで管理する必要が出てきます。30代前半の私は過渡期なので1年半見とけば十分ですね。
具体的には、出張や会議などはアウトルックにガンガン書き込む。それとは別に、エクセルで一セル1週間として左から右に向かうカレンダーを描きます。一番左には、上から頻度の高いイベントや大事なイベントを上から書いていきます。出張とか、○○会議、とかね。
一通り書いたら、さらにその下に、求められているアウトプットを並べます。ノルマ1、ノルマ2、のようにね。
それも書いたら、さらにその下、一番下のとこに「繁忙度」と書く。
そして、当該の出張や会議、ノルマ締め切りのある週のセルに適当にコメントを書きます。色をつけたりしてもokですが、文字は何かしら書いて下さい。
最後に、各列にどれだけの書き込みがあるかをcountifで数え「繁忙度」の行に表示させます。こうすると、自分の忙しさが数値化されるんですね。
文字ではなく、負荷の高さを数値にして、一番下にsumで表すのも良いかもしれません。
いずれにせよ、ヤバい時期とヤバさを具体的に、視覚的に把握することが目的です。
※まだブログを始めたばかりで居ないと思いますが、需要があればエクセルのテンプレupします。
2.3. 自分の忙しさに合わせて、各ノルマ仕事に取り組む時期を決める
効果★★★
難易度★☆☆
2.1, 2.2が出来てしまえばこれはラクです。が、効果は絶大。ある意味2.1, 2.2はこのための準備なんですが、それぞれそれなりに負荷が高いので敢えて項目を分けました。
2.2.のエクセルの繁忙度の低いところでノルマ仕事を詰めます。逆に、繁忙度の高いところでは余計な仕事をしなくて良いようにする。これが出来ると、仕事がかなりラクになりますよ。
2.4. おまけ: 定期的な見直し！
効果★★★
難易度★★☆
再三ですが、続けることが大事。続けないとこれまでやったことが無駄になりますからね。でも、忙しいとどうしても忘れちゃうというジレンマ。
なので、私は2.2.のエクセルの一番上に「計画見直し」という行を作って1-2ヶ月に一度、閑散期に見直すことをしています。仕事のやる気が出ない時なんかおすすめ。起爆剤になって、本来業務のやる気が出ますよ。仮に忙しくて一時忘れちゃっても、繁忙期を乗り越えたところで思い出したように見直すことが出来たら、きっと続けられると思います。
また、反省の材料として2.1.の予測業務時間の右に実際にかけた時間を実績で残すのもおススメ。取り組み中は進捗管理にもなります。大抵、予想時間より多くの時間を要しているはず。私はこれらの取り組みを始めた当初、倍くらいかかっていたこともありました。どんだけ自分の能力を過信してたんだ…。
3. 会議を蹴る
効果★★★
難易度★☆☆
その会議、ホントにあなたが出る必要ありますか？出る必要性を感じないのであれば断ってみましょう。
・正攻法
「私が出席すべき理由はなんですか？」と聞いてみる。相手がモゴモゴしたら「出なくて良いですか？」と畳み掛ける。逆に、出るべき理由に納得したらちゃんと出ましょう。
あんまり正面切っては…という人は相談ベースで持ちかけるのが良いかも。「前々からちょっと気になっていたんですけど…」と下手に出る。会議で果たすべき機能を自分が見逃していただけ…って時はご指導に感謝しましょう。
なお、新人さんはこれ使わない方が良いです。ある程度自分の仕事と周りの仕事が見えている人向けね。右も左も分からん新人にいきなりこれ言われたら、私は怒ります笑 何事も勉強になる時期だしね。
新人さんに限らず、会議主催者の性格や普段の関係によっては要らんゴタゴタを起こすのでよく見極めて！
・重要性のより高い出張や打ち合わせを被せて入れる
よく分からん仕事に振り回されるくらいならやりたい仕事、やるべき仕事をやりましょう。私はこれよく使います。出張の移動早めたりね。
要は言い訳が立ちゃ良いんです。自分の本来業務のために時間を使えるよう、頭を動かしましょう。
・別会議や出張をでっち上げる
器用さが求められますが、相手によっては誤魔化して乗り切るのも手です。
「すでに○○部長も出席される会議が…」など、虎の威を借ると効果大。ただし人によってはバレた時のダメージも大。
心配なら小さな会議室を取って、バレにくそうな相手との打ち合わせってことで篭る。ただし、リモートやデータ持ち出しで仕事出来ないと意味ありません。バレたら「ドタキャンくらいまして」と足掻くのも一興。余計ひどくなったりして笑
・諦めて内職
どうせその会議にいても意味ないのであれば内職しちゃうのも一手です。目立ちすぎないように…
4. 仕事を蹴る、成果を流用する
効果★★★
難易度★★☆
上司から言われた仕事。他部から降ってきた仕事。素直に取り組む前にちょっと待つ！それ、ホントに要る仕事かなぁ？自分がやるべき仕事かなぁ？とそもそも論を自分でも考えてみましょう。上司だって忙しいので、そこまで深謀遠慮のあるアサインはなかなか難しい。これは上司を見極める能力も必要です。ポンコツ上司の場合、蹴りを多用することになると思います。上司の性格も鑑みて、真正面からあるいは下手から相談してみましょう。
次に、出来る上司の場合。私の直の上司は非常にさばける人で、この人の振った仕事を蹴ることはほとんどないです。それでよくやるのは成果の流用。「その検討って、このときの結果を応用していいですか？」「そこは○○さんが近いうちに出張行くんで、ついでに聞いてきてもらうってことでいいですか？」などなど。
というか、こういう技術を私はその上司から盗みました。これが出来るようになるとラクです。
なお、下手を打つと上司との生産性のない議論にハマる可能性があります。ポンコツ上司をお持ちの方、特にご注意を。
5. 飲み会を蹴る
効果★★☆
難易度★☆☆
会社、部によって運用が多岐に渡ると思いますが…。ぶっちゃけ、業務外ですからね。飲み会でみんないなくなるんで、ついでに帰っちゃえばいーんじゃないでしょうか。
日常業務に追われていると、計画とか業務棚卸しとかなかなか出来ないですよね。だから、飲み会を蹴ってできた時間で2番の諸々に取り組むのもいいと思います。
飲み会は無論メリットも多くて、色んな人と仲良くなることで業務がスムーズに進む。仕事の愚痴を吐いてスッキリする。でも、長年出ていると半ば義務的になってきたりもして。つい2次会まで行っちゃって次の日に酒が残って、効率が落ちたりして。惰性で出ているのであれば一度欠席するの、おススメです。
なお、これも新人さんは要注意です。まだ飲み会を重視するオジサンは多いですからね。一通り、職場の人間模様を把握してからの方がいいと思います。
6. 同僚に相乗りする
効果★★☆
難易度★★☆
サラリーマンである以上、同僚と協力して仕事をする人がほとんどでしょう。周りを見渡して、実は1人がやればいいことをパラでやったりしてませんか？
分担して成果をシェアしましょう。つまり「みんなでラクする」ことを考えるんですね。同僚に投げまくりでは嫌われて孤立しますのでwin-winを考えます。これはチームマネジメントの部分も出て来ます。マネジメントは上司の仕事ですが、昨今はほとんどの会社で上司もプレイングマネジャーとして動いていると思います。瑣末な効率化には付き合ってくれないでしょうから、自分でバンバン動きましょう。同僚とのコミュニケーションが増えて、チームの全体感がリアルタイムで把握できるようになるので、自分も効率よく動けるようになります。前述の成果の流用にもつながるので相乗効果が出てきます。
簡単なところでは会議の議事録。上司から担当振られることがあると思いますが、適宜効率的な配置にして提案すれば向こうも喜ぶと思います。
7. 細かい無駄を省く
効果★★☆
難易度★☆☆
メールの前置き。肩書き。後書き。その一文、ホントに要ります？
1秒でタイプしたとしても、1日5回で5秒。1ヶ月で100秒。1年で1200秒=20分。20分あったら短いメール10通書けますよ！
…この話、セコイと思いました？思いますよねぇ。でも、まずはこれくらい極端に考えることが大事です。ビジネスマナーも絡んでくるので、職種によってはそんなに切り込めないかもしれないけれど、メールに限りません。私の勤める会社もそうですが、古い会社、大きな会社ほど「なにそれ？」な習慣が残っている。無駄だと思ったら省きましょう。怒られたら戻しゃいいんです。怒った人もそのうち居なくなりますから。少し周りとズレてても「そういう人だ」と思われれば勝ちです。
節約に似たところがあると思います。日常に潜む小さな無駄も、積み重ねるとバカになりませんよ。
簡単なところでは会議の議事録。ホワイトボードを使って、それを写メって配布します。オフィシャルな会議は難しいですが、内輪の会議や出張ではおススメ。先輩がやっていたのを真似しました。
ただし！これらも新人さんは気をつけて。使い所と匙加減が大事です。
8. ストレス源とはビジネスライクに付き合う
効果★☆☆
難易度★★☆
ストレスは業務効率だけでなく生活全般の質(今風に言うとQOL)を下げます。でも、仕事だからストレスフルな人とも付き合わなきゃいけない。それが一緒に仕事をする上司、先輩、同僚、後輩だと…たまりませんな。そんな時はビジネスと割り切りましょう。雑談なんかしなくていいんです。必要な時に、必要なだけ。「そういうの良くないと思う！」なんて論調もありますがね。いーんですよ、成果があがりゃなんでも。ちゃんと決めるべきこと、聞くべきことを整理しとけば簡単です。ただし、ウェットな関係を求める上司には要注意。変に突っぱねると却って余計なストレス抱えたり効率低下します。
後輩がストレス源の場合は難しい。特に後輩指導が自分の業務の場合、距離が近すぎても遠すぎてもパワハラになりますからね。私は下と距離を置いていたら「冷たい！」と他事業所の人に言われたことがあります。でも、怒りっぽい自分は距離が近いとヤバイな…と思って業務で必要なことだけにとどめる方針にしてます。この手の話は大概上が悪もんになり「後輩に寄り添えない先輩が悪い」という論調になるので私は諦めて「はいはい悪うござんした」と開き直るスタンスにしてます。ただし、ちゃんと業務上必要なディスカッションやサジェスチョンはやっている…つもりです。私に対する心証はまぁ良くないかもしれませんが、それで良いと割り切っています。後輩も成果が出せていますからね。
所詮は会社の人。そんな存在に心まで振り回されるのは御免です。ビジネスパートナーとしてドライな付き合いにするのは一つの選択肢。いきなり無理に100%は歪みが生じますから、出来ることから少しずつやってみましょう。
9. 上司にアウトプットの締め切りを布告する
効果☆☆☆
難易度★☆☆
これは失敗例。社内の研修で習ったんです。自分に〆を設けて、それを上司と共有して緊張感を…って。もっともらしいんですが、これは致命的な欠陥があります。それは最終的なマネジメントを上司に丸投げしていること。上司と共有して緊張感…て、あなたの上司はそこまで細かく管理する余裕があるんでしょうか？彼らだって忙しいですから、よっぽど暇か、必要に迫られない限りは都度部下を管理することは無いはずです。ま、あくまで私の経験談ですが。自分の成長にも繋がらないし、上司の時間も奪うし、手間だけ増えた愚策でした。勧めません。
上司のスケジュールを鑑みて、そこに自分の〆を乗っけられればうまく機能しそう。それは4, 6にも絡んできますね。
以上、各論とも考え方と、その最後に小さな具体例を付す形で述べてみました。
私はこれらを複合し、約一年かけて「正味」の残業時間を8時間に減らしました。減らす前の数字が言えないのは…ヒラリーマンなものでお察しください。業務上の成果はむしろ増えていますし、後輩も順調に成果を出しています。入社して10年近く経っているので「仕事に慣れた」ことではない、確実な効率化の成果と自負しています。
一方、何回か触れましたが新人さんの場合は特有の難しさがあります。不慣れから来る効率の悪さは「慣れる」工程が必要になるので1年程度ではどうしようもないこともある。人間関係の構築も重要ですからね。大事なのはhow toに固執しすぎないこと。その方法が今の自分、環境に適用できるのか？という吟味が必要です。焦って敵を作ると業務効率が非常に低下するケースがあるので、慎重に。
仕事の効率化は永遠のテーマと思います。会社も社会も自分も変わり続けていますからね。この記事があなたの助けに少しでもなれたなら幸いです。自分の人生、自分で守って大切にしよー！
…あたりめーなことばっか書いてんじゃねーバカ！と思ったあなた！！大正解。ここまで読んで時間を無駄にした自分の愚を反省してください…ウソです、ごめんなさい。
そんなあなたはどうやったら私や皆んなの残業時間をもっと減らしてアウトプットを増やせるのか…アイデアをください！！
